Adevărul despre proiecte

A fost odată un client. Şi clientul vroia un leagăn. Restul, e deja legendă :)

Definirea proiectului (I)

Am un proiect.
Acum ce fac ?

1. Rămân calm :)
2. Fac cunoştinţă cu proiectul...

	Întrebări esenţiale	Atenţie
UNDE	Mediu (incontrolabil, în cea mai mare parte); În ce mediu are loc proiectul? (social, geografic, istoric, cultural, organizational etc.) Ce proiecte asemănătoare s-au mai realizat? Care a fost rezultatul lor? Ce se poate învăţa din succesul sau eşecul lor?	Documentează-te, învaţă din greşelile altora. Află «cum merg lucrurile« în mediul în care are loc proiectul.
DE CE	Motivul pentru care trebuie să aibă loc proiectul DE CE trebuie făcut proiectul? Care e sensul lui? Există o problemă care trebuie rezolvată? Există vreo ocazie de care trebuie profitat?	Când clientul nu ştie de fapt care e problema, e o idee bună să se facă întai un prim proiect, care are ca obiectiv definirea problemei, a ceea ce se doreşte rezolvat.
CE –  obiective	CE se vrea să se obţină; ce trebuie să producă proiectul? Ce valoarea aduce proiectul ? CE NU ne propunem să obţinem şi dorim să fie clar pentru toată lumea că nu o să rezulte în urma proiectului  ?	Ce nu se va obţine din proiect (dar are o oarecare legătură cu obiectivele) este esenţial de specificat, pentru ca nimeni să nu aibă false aşteptări!
CE –  factori de succes	Care e măsura succesului proiectului meu? Cum voi măsura ceea ce vreau sa obţin; cum voi şti că am obţinut acel lucru? Ce trebuie să se întâmple, ce trebuie să producă esenţial proiectul pentru a şti că s-a finalizat cu succes? Care sunt aşteptările legate de proiect?	Daca succesul nu poate fi măsurat, inseamna ca nu s-a  definit corect ce se doreşte.
CE – livrabile	Livrabilele: ce va produce proiectul şi ce va produce fiecare faza in parte ; pot fi documente, produse sau servicii.  Exemple: un contract redactat pregătit pentru semnare; un plan de lecţie; o casă construită; o bucătărie redecorată; 300 de aranjamente florale pentru o nuntă; un album foto; un document de specificaţie a funcţiilor unui produs software; o fântână săpată; limba franceză învăţată; atestatul obţinut în Resurse Umane.	Toate livrabilele trebuie să fie verificabile.
CUM	Cum voi putea atinge obiectivele? Care este planul de acţiune (paşii în a atinge obiectivul) ? Ce activităţi trebuie făcute pentru a ajunge la obiectiv? Ce legătură e între aceşti paşi? Ce trebuie făcut mai întâi, ce trebuie făcut apoi? Care e ordinea firească a paşilor?	Întreabă una sau mai multe persoane care au mai trecut printr-un proiect asemănătător. Documentează-te, întreabă experţii în domeniu.
CÂND	Care este termenul limită pentru a duce proiectul la bun sfarşit (pentru a livra proiectul)? Care sunt termenele pentru fiecare pas în parte? Când trebuie fiecare activitate să fie gata, astfel încât să nu existe întârzieri în data limita a proiectului?	Dacă e o constrângere importantă data de finalizare a proiectului, încearcă să planifici toate activităţile să se termine cu ceva vreme înainte de aceasta, pentru a avea o rezervă de timp în caz de întarzieri.
CINE	Persoanele interesate (deţinătorii de interes) Cine are vreun interes în proiect? - Clientul/Sponsorul: Cine plateşte? Ce aşteptări are el de la proiect? Ce vrea sa obtina ? - Beneficiarii: Cine va beneficia de rezultatul proiectului? Cine ştie cel mai bine ce îşi doreşte de la proiect? Care este nevoie lor reală? Ce aşteptări au ei de la proiect? - Echipa: Cine mă va ajuta în proiect? Cine va face activităţile din planul de acţiune? Cine va face ce? Există vreun furnizor, plătesc vreo firmă să facă nişte activităţi din cele definite? Ce relaţie contractuală am eu sau Clientul cu oamenii aceştia? - Alte persoane interesate: Cine ar mai avea vreun interes legat de proiect? Ei doresc ca proiectul să reuşească sau din contră, să fie un eşec? Ei ce au de câştigat în fiecare dintre cazuri? Cine are o influenţă mai mare? Pe cine trebuie să câştig de partea mea şi a proiectului? La cine mă voi putea duce când voi avea nevoie de ajutor? Exemplu: Familia S. şi-a cumpărat o casă la ţară şi doreşte ca în curtea casei lor  să construiască o fântână. Întrucât ei locuiesc la oraş, familia S. angajează un localnic (Acsinte) din sat să se ocupe de supravegherea lucrărilor. Împreună, ei contactează o firmă de foraje (firma X.) dintr-un oraş apropiat în vederea realizării fântânii. În acestă situaţie: Clientul = familia S; în acest caz, tot ei sunt şi beneficiarii, pentru că ei vor beneficia de fântâna din curte. Dacă la fântână ar fi avut acces şi vecinii familiei S., atunci şi vecinii ar fi fost beneficiari. Managerul de proiect = localnicul Acsinte Furnizorul = firma X. Alte persoane interesate = vecinii familiei S.; aceştia s-au săturat ca familia S. să le tot ceară apă de la fântâna lor, aşa că sunt direct interesaţi ca proiectul de reuşească. Din păcate, alţi săteni cărora nu le place venirea orăşenilor la sat, s-ar bucura dacă familia S. nu ar reuşi să construiască fântâna (să le spunem acestora "Satenii răuvoitori").	Caută să înţelegi cât mai bine contextul, pentru a-ţi da seama de toate persoanele care au vreun interes în proiect. Întotdeauna sunt mult mai mulţi oameni implicaţi decât ai putea crede.
CÂT	Costuri implicate: Cât o să coste proiectul? CE anume produce cheltuieli în proiect? Cât am de plătit în fiecare săptămână/lună în parte până la sfârşitul proiectului? Exemple: Cât va costa să angajez oamenii? Cât va costa chiria? Cât costă transportul? Cât vor costa materialele?  Când trebuie ele plătite? Daca nu le plătesc la timp, am penalizări? Cât de mari sunt aceste penalizări? Cât vor costa studiile de fezabilitate? Cât va costa publicitatea? Cât vor costa materialele de prezentare? Cât vor costa cursurile?	Uită-te peste paşii de proiect şi întreabă-te la fiecare pas care sunt consturile implicate. Costuri pot proveni din cheltuieli cu: mână de lucru, materiale, autorizaţii şi alte reglementări legale, servicii plătite către furnizori etc. Ia-ţi mereu o marjă de eroare când e vorba de costuri.
PRESUPUNERI	Pe ce mă bazez - ce presupuneri fac acum, când definesc proiectul? Ce trebuie să fie adevărat ca presupunerile mele să stea în picioare?	Presupunerile care se dovedesc false pot provoca eşecul proiectului. Întreabă-te "şi dacă nu va fi totuşi aşa cum presupun, ce se va întâmpla?" şi vei descoperi o metodă de a găsi riscurile care pot afecta proiectul.
CONSTRÂNGERI	Ce mă constrânge? E musai să finalizez totul sau doar anumiţi paşi până la o anumită dată? Am o limită foarte clară a bugetului ce nu poate fi depăşită? Există cerinţe legale care îmi afectează proiectul?
RISCURI	Ce e posibil să se întâmple pozitiv/negativ? Care sunt riscurile pe care le întrevâd? Risc ca ceva să afecteze, la un moment dat, negativ proiectul? Dar pozitiv? Ce efecte ar putea avea aceste riscuri? Cum aş face să reduc aceste riscuri – sau să le amplific dacă e vorba de oportunităţi? Cât m-ar costa asta? Cum aş putea reacţiona cel mai bine la aceste eventuale riscuri? Cum ar afecta proiectul acţiunile mele ca răspuns la aceste riscuri? Aceste acţiuni nu provoacă cumva alte riscuri?	Costurile rezultate de aici trebuie să se regăsească în marja de eroare privind costurile totale ale proiectului

De ce trebuie să ştiu management de proiect?

• Pentru că proiecte există de când lumea
• … şi vor continua să existe.
• Pentru că noţiunea de “proiect” a ajuns să fie utilizată în toate ariile existenţei umane (vezi şi NGRAM - "project"); cuvântul “project” returnează pe Google 2.340.000.000 rezultate.
• Pentru că dincolo de a fi o ştiinţă, o artă sau o meserie bănoasă, “managementul proiectelor” ne invaţă cum să gândim şi să acţionăm coerent, pentru a defini ce vrem să obţinem şi a ajunge acolo unde ne dorim, pe calea cea mai sigură
• Pentru că principiile “managementului de proiect” ţin de bun simţ şi logică; pentru că e mult mai simplu decât pare
• Pentru că este mai uşor să alegi o reţetă care funcţionează, decât să reinventezi roata 
• Pentru că în proiecte sunt implicaţi oameni, cu toate ale lor, nemaivorbind de timp, bani şi tot felul de alte resurse care au prostul obicei de a se termina la un moment dat
• Pentru că singurul mod de “a mânca un elefant este să îl tai în bucăţi mici si sa-l mananci bucatică cu bucatică” (aceasta este doar o metaforă, autoarea acestui blog se declară împotriva oricărei violenţe asupra animalelor :) ).